La importancia de destruir documentos con datos fiscales con una destructora de papel

Demasiadas personas o empresas son víctimas de estafadores. La mayoría de las veces, la información almacenada en algunos documentos puede causarte serios problemas si termina en las manos equivocadas, algo que puede dañar enormemente la reputación de tu empresa, tus proveedores o incluso de tus empleados.

Emplea una destructora de papel y olvídate de molestos documentos

El fraude y el robo de identidad son cada vez más populares y difíciles de detectar, de ahí la importancia de una buena gestión de la destrucción de tus documentos obsoletos y engorrosos.

Ya sea por una cantidad pequeña o grande, la trituración de documentos antiguos o confidenciales es responsabilidad directa de las instalaciones de los proveedores y puede recaer sobre los hombros de cualquier sujeto en la empresa.

Un programa a de destrucción de documentos incorpora procedimientos y equipos específicos para garantizar que tus documentos se destruyan completamente de manera segura.

Los archivos de papel se destruyen según las leyes de privacidad provinciales, cumpliendo con los requisitos de retención. Sin embargo y como el tiempo de tus empleados es limitado, es difícil gestionar internamente la recopilación y destrucción de información confidencial.

Un servicio de trituración de papel puede proporcionar los recursos y procedimientos que necesitas para mantener la administración de un programa de destrucción de documentos seguro, eficiente y consistente. Aprovechamos para recomendaros las destructoras y triturados de papel de Deskidea que podéis consultar en el siguiente enlace: https://www.deskidea.com/maquinas-de-oficina/destructoras-trituradoras-papel.

Responsabilidad reducida

Cada período de retención de registros tiene una fecha definida para la destrucción final de los registros.

Mantener los documentos más allá de la fecha establecida aumenta la responsabilidad potencial de tu organización, ya que estos documentos pueden estar sujetos a revisión, la cual no habrían ocurrido si se hubieran destruido a tiempo.

En las citaciones, las políticas de retención de documentos a menudo se revisan y la incapacidad de demostrar su fidelidad puede dar lugar a acciones legales y auditorías adversas.

Por lo tanto, cuando se alcanza y verifica una fecha final de retención del registro, el registro debe destruirse inmediatamente.

El proceso actual es ineficiente

Desafortunadamente el proceso actual de destrucción de documentos podría tener un impacto en el momento de la destrucción de los registros. Si los miembros de tu equipo usan una trituradora de escritorio cada vez que se necesita destruir un archivo, se los somete a un largo proceso de destrucción que incluye:

• Retirar las bandas elásticas, clips y grapas de los documentos.
• Separar las carpetas en pilas pequeñas, fácilmente destruibles
• Cuidar el uso de la trituradora con los documentos.
• Mantener el recipiente de la trituradora vacío.

Y también hay cuestiones relacionadas con la trituradora misma, ya que no siempre funcionan bien y los atascos de papel a menudo ocurren de forma inesperada. Cada problema agrega retrasos al proceso de destrucción y aumenta las posibilidades de que los documentos no se destruyan de manera correcta.

La trituración profesional de papel nos permite gestionar el proceso de destrucción de documentos para mejorar el cumplimiento y la responsabilidad. Los contenedores de recolección reemplazan a las máquinas trituradoras de oficinas, lo que agiliza el proceso de destrucción de registros.

Los documentos se pueden colocar fácilmente en un contenedor sin la necesidad de quitar los clips y las grapas.

Los registros que han llegado al final de su período de retención se destruyen en el momento con una solución de trituración móvil o fuera del sitio en una planta de destrucción de documentos.

Ambos servicios ofrecen un Certificado de Destrucción como prueba de que el proceso se ha realizado con éxito que no han quedado fragmentos reconocibles o que puedan reconstruirse de alguna manera.

Protección de información personal

Los procesos internos de destrucción de documentos pueden llevar al robo de identidad y las filtraciones de información. Los procesos internos de trituración, que requieren mucho tiempo y trabajo, implican que los archivos en papel a menudo se tiren a la basura, se reciclan o se olvidan en lugar de destruirlos por completo, como debería ser.

Es más rápido y más fácil para un empleado simplemente dejar caer un archivo en lugar de destruirlo.

Un programa de destrucción de documentos garantiza que tus registros en papel se destruyan de acuerdo con las leyes de privacidad provinciales y federales. Los procedimientos para la cadena de custodia están integrados en el proceso de destrucción.

Profesionales involucrados y uniformados colocan contenedores especializados en cualquier lugar de su oficina. Los contenedores están tachados para evitar el acceso no autorizado.

De acuerdo con un horario predeterminado, los contenedores se mantienen bajo tratamiento, se vacían y los archivos se destruyen por completo.

Cuando una empresa de trituración de papel certificada por las leyes administra su programa de destrucción de documentos, te garantiza que el proceso de destrucción sigue las pautas estrictas existentes. 

Todos los proveedores certificados están sujetos a auditorías anuales aleatorias para garantizar que se hayan cumplido todos los requisitos de seguridad y procesos operativos.